.

Nut en oorsprong kwaliteitspraktijk.nl

Om je aan te melden en toestemming te krijgen om in het ECD te werken heb je 2 dingen nodig:

1. Je beroepsorganisatienummer.
   • oa. te vinden op je licentie en je accountpagina
2. Je activeringscode.

• Ga naar je account pagina op kwaliteitsysteem.nl
• Aan de linkerkant van de pagina klik je op het onderste openklikbare menuvenster met de titel “ECD toegangs code”
• Kopieer de activeringscode en klik op de link er onder (Aanmeldformulier Elektronisch cliëntendossier…).
  • Je wordt nu door gelinkt naar het aanmeldformulier op kwaliteitspraktijk.nl

• Voer in het bovenste tekstveld de activeringscode in die je zojuist hebt opgehaald bij mijncat.nl of mijncatcollectief.nl
• Vul de overige tekstvelden in om je aan te melden
• Lees de Algemene voorwaarden en Privacyverklaring alvorens akkoord te gaan.
• Klink op de “aanmelden” knop.
• Als alles goed is gegaan opent het inlog scherm.
• Log in met je zojuist opgegeven inlognaam en paswoord.
• Als je eenmaal ingelogd bent zul je altijd vanzelf naar je account pagina worden omgeleid.
  • Je kunt altijd terug naar je accountpagina door in het menu (rechts boven) op de pagina op “Gebruiker” te klikken.
• Vul de gegevens (in de rechterkolom) aan en sla deze op.

Het is belangrijk de gegevens op de “Account pagina” aan te vullen. Vooral het BO nr. (beroepsorganisatie nummer). Met dat lidmaatschrapnummer (in combinatie met de actieveringscode) kunnen wij controleren of je bent wie je zegt dat je bent.

Als je het BO nr. niet invult zal geen toestemming aan je worden verleend om gebruik te maken van het ECD!

Hoewel je aanmelding nu is voltooid kun je nog niet direct aan de slag met het invoeren van cliënten en consulten voor die cliënten. Je aanmelding zal eerst (handmatig) door ons worden nagekeken/beoordeeld en als alles oké is worden goedgekeurd. Wij doen onze uiterste best dit proces z.s.m. (binnen 5 werkdagen) te voltooien.

We raden u ten zeerste aan om (uit veiligheidsoverwegingen) zo snel mogelijk je 2 step authentication in te stellen. Een link (Kies voor extra (gratis) beveiliging) naar de pagina waar je dat kunt doen is te vinden (links boven) op je account pagina van kwaliteitspraktijk.nl. Bezoek deze pagina en volg de instructies om je 2 step authentication in te stellen. Meer weten over "2 step authentication"?..

• Meer informatie over hoe "2 step authentication" in te stellen

Als je eenmaal toestemming hebt gekregen om te werken met/in het ECD op kwaliteitspraktijk.nl en je hebt de 2 stappen autorisatie ingesteld, kun je verder gaan met het aanmaken van cliënten en consulten voor deze cliënten. Hieronder eerst nog wat aanvullende informatie over je accountpagina.

Naast je basisgegevens vind je op deze pagina (bovenin) nog een link naar de pagina om je 2 step authentication in te stellen. Verder onder de Contactpersoon gegevens (in de linker kolom) nog 4 templates en daaronder nogmaals de Algemene voorwaarden en Privacyverklaring

Wij raden je aan de templates, die te vinden zijn onder de kop “Downloads” in de linker kolom van je accountpagina, te gebruiken zodat je aan alle eisen van een ECD voldoet. Deze bestanden kunt je later uploaden in een consult van je cliënt. We hebben 4 templates voor je gemaakt:

• Basis cliëntendossier
• Behandelovereenkomst
• Minderjarigen toestemmingsformulier
• Cliënt tevredenheids-onderzoek

• Klik in het “zorgverlener menu” (aan de linkerkant van de pagina) op “Nieuwe cliënt”.
  • Het “Nieuwe cliënt” formulier wordt geopend.
• Voer de gegevens van de cliënt in en klik op de knop “aanmelden” om de nieuwe cliënt op te slaan in het systeem

Achter de schermen maken wij een sterk paswoord aan dat verder bij niemand bekend is. Dit om de cliëntgegevens goed af te schermen. Later kun je als therapeut een tijdelijk nieuw paswoord aanmaken voor iedere cliënt die je inzage in zijn of haar cliëntendossier wil geven. daarover later meer.

• Als je de nieuwe cliënt in hebt gevoerd zal de account pagina van de zojuist aangemaakte cliënt worden geopend.
• Vul hier desgewenst de gegevens van de cliënt aan en sla de aanpassingen op.
  • meer over de cliënt account pagina onder de kop “Cliënt account pagina”.

Een overzicht van de cliënten die je aangemaakt hebt kun je bekijken door op de “Cliënten” link te klikken in het “zorgverlener menu”.

• Kies voor de optie “Cliënten” in het “Zorgverlener menu” (aan de linker kant van de pagina).
  • Er opent een pagina met alle door jou aangemaakte cliënten op alfabetische volgorde.
• Klik op een van de namen in de lijst om de accountpagina van die bepaalde cliënt te openen.

Nu eerst wat informatie over de menu's aan de linkerkant van de applicatie als je als zorgverlener bent ingelogd.

• Er zijn twee menu's waarvan de bovenste (met de titel “Zorgverlener”) altijd voor jou zichtbaar is.
• Het tweede menu dat onder de kop “Cliënt” wordt getoond is alleen zichtbaar als er een cliënt actief/geselecteerd is op dat moment.
  • Een cliënt is actief als je deze zojuist als nieuwe klant hebt ingevoerd (zoals eerder beschreven) of als je een cliënt kiest uit de cliënten lijst (zoals hierboven beschreven).
  • Een cliënt blijft actief (en het “cliënt menu” zichtbaar) totdat je in het bovenste menu een andere keuze hebt gemaakt.

Het “Cliënt menu” heeft slechts 2 menu-items:

• Cliënt account - de pagina met cliëntgegevens, de mogelijkheid een cliënt te verwijderen en de export/deel functies m.b.t. het ECD van de cliënt.
• Consulten - Een pagina met alle consulten van de betreffende cliënt.
  • Een nieuw consult toevoegen
  • Consulten bewerken
  • Bestanden toevoegen aan consulten
  • Consulten verwijderen

Als je een cliënt kiest uit je cliëntenlijst, of zojuist een nieuwe cliënt hebt aangemaakt, opent de “Cliënt account pagina”.

Op deze pagina kun je:

• De basis gegevens van de cliënt aanvullen/aanpassen.
• De cliënt uit het systeem verwijderen.
  • Deze optie is te vinden net boven de “Opslaan knop”.
  • Om de geselecteerde cliënt te verwijderen vink je de optie “Aanvinken om cliënt verwijderen” aan en klik je vervolgens op de “Opslaan knop”.
    • Let op: Alle gegevens van de betreffende cliënt zullen uit het systeem worden verwijderd en kunnen niet meer terug gezet worden!
• De pagina bereiken waarmee je de cliënt toegang tot het ECD geeft en/of het ECD van de betreffende cliënt exporteert, zodat je deze naar de cliënt kan sturen. Daarover later meer…

Nadat je een cliënt hebt aangemaakt kun je beginnen met “consulten” aan deze cliënt toe te voegen.

• Klik in het “Cliënt menu” op de Consulten link om de Consulten pagina te openen.
  • De consulten pagina heeft altijd het bovenste consult (Nieuw | huidige consult) open staan.
  • Consulten komen onder elkaar te staan in de vorm van open klapbare formulieren.
  • Je kunt een consult openen en sluiten door op de groen/blauwe balk (bovenaan bij ieder consult) te klikken.
    • Een consult dat door jou is gearchiveerd kan ook altijd nog bewerkt worden door op de groen/blauwe balk van het betreffende consult te klikken om het consult te openen.
    • Er zal altijd maar 1 consult tegelijk open staan. Als je op een gesloten consult klikt zal deze openen en het consult dat op dat moment open staan zal worden gesloten.
    • Als de consulten pagina geopend word (ook na het opslaan van een consult dat je hebt bewerkt) zal altijd standaard het bovenste consult (huidige) geopend worden.

De eerste keer dat je op de consulten pagina komt van een cliënt zal standaard een leeg consult worden geopend op de pagina. Standaard heet dit consult “Intake” maar je bent vrij om de naam te veranderen.

• Ieder consult heeft 2 verplicht in te vullen velden (“Naam | Titel” en “Datum consult”).
• Naast de tekstvelden die je kunt gebruiken is het ook mogelijk om bestanden toe te voegen aan een consult. Deze optie is te vinden onderop in het “consultenformulier”.
  • NOTE: Sla alvorens een bestand toe te voegen (te uploaden) eerst het formulier op!

Als je klaar bent met een consult moet je dat consult archiveren.

• De archiveren optie is te vinden onderaan in de rechter kolom van het formulier
• Vink de optie om het consult te archiveren aan.
• Sla het consult op door op de “Opslaan knop” te klikken.
• De pagina zal opnieuw worden geladen met bovenin op de pagina een nieuw (huidige consult) geopend.
  • Als je naar beneden scrolled zul je zien dat het zojuist gearchiveerde consult (gesloten) onder het nieuwe huidige consult formulier staat. Je kunt dit consult altijd weer openen door op de groen/blauwe balk met de consult naam te klikken.
• Gearchiveerde consulten zullen dus in gesloten vorm in een lijst worden weergegeven onder het geopende huidige consult.
• Pas nadat het consult is gearchiveerd wordt het opgeslagen in het ECD bij de betreffende client.

Er zijn 2 manieren om het ECD inzichtelijk te maken voor je cliënten.

1. Maak een nieuw tijdelijk (24 uur geldig) paswoord aan voor de cliënt
2. Download een .zip bestand van het ECD

Beide opties zijn te bereiken via de “Cliëntendossier export pagina”

• Selecteer de cliënt waarvan je het ECD inzichtelijk wil maken
  • Zorgverlener menu > Cliënten > naam van Cliënt
  • Opent de Cliënt account pagina

De “Cliëntendossier export pagina” is vanaf de “Cliënt account pagina” te bereiken door boven aan op de pagina op ECD Delen te klikken.

De bovenste optie op de “Cliëntendossier export pagina” is de optie om een tijdelijk paswoord voor je cliënt aan te maken. Rechts van het tekstveld waar je het nieuwe tijdelijke paswoord ik kunt vullen kun je de inlognaam van de betreffende cliënt vinden.

• De inlognaam is het gedeelte voor het streepje en bestaat uit de opgegeven initialen, het eventuele tussenvoegsel en de achternaam (zoals die ook op de “cliëntaccount pagina” (links boven) word weergegeven).
  • Het streepje en de voornaam horen niet bij de login naam.
• Het daar door jou aangemaakte paswoord is een tijdelijk (24 uur) geldig paswoord.
  • Hiermee kan de cliënt inloggen op de pagina (https://kwaliteitspraktijk.nl/wp-login.php) waar hij of zij, zijn of haar ECD kan inzien en/of downloaden.

Onder de optie om een tijdelijk paswoord in te stellen vind je de optie om van het ECD een .zip bestand te maken en dit te download om naar de cliënt te sturen.

• Over het ECD op kwaliteitspraktijk.nl
• 2 step authentication instellen